アクションに繋がる会議にするための3つのポイント(後編)
前回、「アクションに繋がる会議にするための3つのポイント(前編)」と題して、次々とアクションプランを形にしている「東の食の実行会議」からの学びをお伝えいたしました。
今回は、その続きです。
今回お送りする3つめのポイントは、私自身、最もできていなかった部分なので、これから強化していきたいと思います。
アクションに繋がる会議にするには?
3.会議の決定が終わりではなく、ここからスタートする
決まったことに満足して終わるのではなく、決定したことを実行に移すことに価値があります。
特に、地域活動など本業と違うものに関しては、ついつい日常の忙しさに流され、せっかく生まれたアイディアの種が芽を出さないままでいることが多いです。
(そもそもアクションプランを出すだけのアイディアコンテストで終わっているものも多く、そこももったいないのだけれど。)
芽吹かせるためには、会議が終わったあとのフォローアップ体制づくりが大事だと感じます。
進捗確認を行い、その進捗をメンバーに共有することで可視化したり、コミュニケーションを取り続けることが、種を種のままに終わらせないポイントです。
具体的には、下記のようなものです。
●SNSでグループページを作る
現代では、Facebookグループページやチャットワークなど、遠隔に住んでいてもコミュニケーションが取り続けるツールはたくさんあります。
うまく活用しながら、小さな一歩を踏み出し続けることができるようにしていきます。
ただし、そこでも、傍観者だけの人はいれないようにすることが大事です。
プロジェクトを進めるにあたって必要な人たちで、グループの中のルールを決めて、その中を一人ひとりが活性化していくことが必要です。
●お互いのチームの進捗状況を共有する
いくつもプロジェクトがたっている場合は、プロジェクトごとに中心のリーダーを決め、そのプロジェクトの動きが全体でも分かるように共有すると、さらに互いが活性化していきます。
SNSやメルマガなど、情報をキャッチできる体制を作り、動きや成果が出てきたときに、お互いが発信します。
困っていることもその中で出せるようになると、もしかしたら違うチームから智慧を分かち合うことができるかもしれません。
●会議後だからこそ、会いにいく
これは、今後、私が試してみたいことの一つですが、上記のような手軽にコミュニケーションがとれるツールがある時代だからこそ、実際に終わったあとに、「直接会う」という価値も大きくあると感じます。
直接、御礼を言いにいく。
直接、一緒にがんばろう、と伝えにいく。
直接、これからのビジョンを語りにいく。
共に同じ時間を過ごし、体験することが、さらに人と人として繋がりを深くさせ、そんな繋がりが、よりアクションに結び続けるのだと感じます。
種を芽にしていくためには、まるで小学校の夏休みのときにやった朝顔の観察のようなものです。
小さな変化を見守り続け、記録し、成長を実感できるような仕組みづくりも必要なのです。
今後は、私もこの会議後のフォローアップ体制づくりを強化して、さらに、アイディアの種が芽吹くようにサポートしていきます。
みなさんのアイディアを形にするための、アイディアや智慧がありましたら、ぜひ教えてください!
◆参考元
東の食の実行会議 HP
東北復興新聞 「東の食の実行会議」から学ぶ 結果を導く会議の作り方
◆参考文献
感動の会議! リーダーが会議で「人を動かす」技術 / 寺沢 俊哉 (著)