多様な意見を一つにする。会議のまとめ方(前半)

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本日、青年の結集会議が行われました。

現在、わたくしが会長を務めているため、会議の進行役も担っていますが、立場や背景、目的がまったく異なる人たちと合意形成をする難しさも感じています。

会社やチームなどは、目指す目的が一緒な分、関係性を構築しやすいですが、そこをまだ共有できていない場での会議は、アイディアなど発散を行えても、それをまとめることはなかなか難しいです。

(と、書きながら、今、自分で大きなヒントを得ました。やはり、会議の本題に入るまえに、関係性の質の向上が大事ですね。このあたりは、改めて記事に纏めます。)

私自身の反省から、今日は、会議の収束のさせ方、まとめかたを纏めます。

すべての意見に耳を傾ける姿勢は必要ですが、すべての意見を取り入れるなんていうことは、不可能です。

もしそれをやってしまうと、あたりさわりのない物ができあがってしまい、結果、何も価値のないものになってしまいます。

多様な意見を一つにまとめるには?

会議が円滑に進むように、中立的な立場から支援をする手法や技術のことをファシリテーションといいますが、4つのスキルが必要とされています。

①場のデザイン(共有)→ 場をつくり、つなげる

②対人関係のスキル(発散)→ 受け止めて、引き出す

③構造化のスキル(収束)→ かみ合わせて、整理する

④合意形成のスキル(決定)→ まとめて、分かち合う

今回は、特に、③収束、④決定が不足していたので、合意形成にいたりませんでした。

もし、同じシチュエーションがあったら、何を変えるだろうかと考えていて、出てきたポイントが3つありました。

①いま、何を議論することが大事なのか、本質を見極めながら進める

多様な意見を出してみると、特に合意形成をしなければならないポイントと、そうではない部分が出てきます。

たくさんの意見の中で、何が最も肝な部分なのかを見つけ、そこに絞って意見を出し合うようにしなければ、話題があちこちにいってしまい、本題とずれてしまいます。

本題からずれてきたな、と感じたら、「○○については、どう思いますか?」「いったん、○○の部分をみんなで話してみませんか?」と舵を切ることが必要です。

そのためにも、意見はホワイトボードなどに書き出し、どんな共通点があるのか、何を決めることが大事なのかを、客観的に誰もが見ることができる工夫をする必要があります。

葉っぱの一枚一枚を見るのではなく、根っこの部分を見る目を持ちながら、同じ方向性の意見はひとまとめにしていきます。

少し量が多くなりましたので、2回にわけてお送りしたいと思います。

お楽しみに!

◆参考元
DIAMOND Harvard Business Review
「多様性で大切なのは、意見を収束させる技術」(編集長・岩佐文夫)

◆参考文献
リーダーのための! ファシリテーションスキル / 谷 益美 (著)
ファシリテーション入門 / 堀公俊 (著)

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